Archiveren van email is verplicht!

Archiveren van email is gelijk aan een verzekering afsluiten.

Je doet het omdat het verplicht is, maar ook omdat je een archief nodig hebt als het goed mis gaat. Niet iedereen is het er zich van bewust van hoe belangrijk het is om snel terug te kunnen zoeken in email? Dat besef komt vaak pas als het al te laat is!

De belastingdienst stelt als eis dat de administratie van een onderneming zeven jaar wordt bewaard, en wel zodanig, dat het ook weer ingezien kan worden. Ook facturen, afspraken en agenda’s vallen onder de administratie. En wie maakt er nou geen afspraken via email? Factureren gaat tegenwoordig ook steeds vaker via email, en de agenda staat ook in Exchange. Daarmee is het bewaren van email dus gedurende zeven jaar verplicht. Als je zaken doet met het buitenland, of je hebt een vestiging in het buitenland, maar ook als je in een bepaalde sector actief bent, dan kunnen er nog hogere eisen worden gesteld aan die bewaarplicht.

Wat veel veel organisaties doen is een limiet zetten per persoon, een quotum van enkele gigabytes op de email, met daarbij het verzoek aan je werknemers om regelmatig hun mail  ‘op te schonen’.  Hierbij gaat men ervan uit dat de belastingdienst niet moeilijk doet. Daarbij, wat gebeurt er dan als een bedrijf opeens in een hoog oplopend juridisch conflict terecht komt? Dan kan plotseling iedere email die voorheen redelijk onbenullig leek, het grootste verschil uitmaken. Dan wordt het opeens belangrijk; hoe werd er intern over die ene klant gesproken? Welke afspraken werden er – ook intern – over deze klant gemaakt? In zo’n geval ben je blij met elk bericht dat je nog terug kunt vinden.

Probleem

Bewaren van email is dus verplicht en verstandig. Met een standaard Exchange-omgeving wordt dit een moeilijke en complexe opgave. De opgehoopte, nooit gebruikte email gaat meer en meer een onevenredige druk leggen op die Exchange-server. Opschonen is geen optie? Met de gigabytes van het bewuste quotum? En de essentiële correspondentie en afspraken uitprinten voordat ze digitaal worden gewist? Helaas, daar gaat de belastingdienst niet mee akkoord. Digitale correspondentie moet ook digitaal worden bewaard. Met het oog op eventuele rechtszaken en de snelheid van terugzoeken, is het ook verstandiger om email digitaal te hebben, en wel alles – en niet een deel.

De backup is toch ook archief?

Kan een organisatie de backup niet als archief gebruiken? Deze wordt als het goed is toch al gemaakt. Ja, maar er kleven wel drie bezwaren aan:

  1. Zoeken in backups is (heel) lastig. Backups zijn heel slecht doorzoekbaar. Bewaarde administratie moet in te zien zijn, en dat is met backups maar beperkt het geval.

  2. Backups voorzien email niet van een fingerprint of een digital timestamp. Een goed email archivering oplossing zorgt voor juridische compliance van elke individuele email.

  3. Backups worden niet geconverteerd (archieven wel). Een echt archief wordt meegenomen bij een eventuele conversie naar een nieuw systeem. Een backup wordt nooit geconverteerd. Dus wanneer het bedrijf overschakelt op een nieuw systeem, is de backup waardeloos. Voor de backup is dat misschien niet zo van belang, maar voor een ‘backup-als-archief’ wel.

Oplossing

De technische oplossingen zijn er. Er zijn systemen die ervoor zorgen dat op basis van bepaalde regels, email volautomatisch naar een archief wordt weggeschreven. Dat archief bevindt zich dan op een apparaat of in de Cloud met veel goedkopere opslag / storage. Aan een archief kunnen lagere eisen gesteld worden ten aanzien van snelheid, maar dit is minder belangrijk om dat een archief niet elk moment wordt geraadpleegd. Alle mail blijft wel beschikbaar en benaderbaar. Zoeken in email kan wel heel snel, en het terugvinden van email die gaat om een bepaald onderwerp, denk aan het juridische conflict, kan in een handomdraai. In sommige gevallen is zelfs zoeken met een app op de mobiele telefoon mogelijk.

Let bij het kiezen van een email archivering oplossing dat data te alle tijde beschikbaar is. Een Amazon Glacier oplossing lijkt goedkoop maar er zijn addertjes on het gras. Data is niet direct beschikbaar, data terughalen kost doorlooptijd en er zijn veel verborgen kosten.

Een goed archiveringssysteem voor Exchange of Zarafa kan een hoop kopzorgen schelen. Net als een verzekering.